Nhập Dữ Liệu Từ Excel Vào Access

Excel đến ingamemobi.com 365 Excel 2021 Access 2021 Excel 2019 Access 2019 Excel năm 2016 Access 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 coi thêm...Ít hơn

Bài viết này đã hướng dẫn bạn cách dịch rời dữ liệu từ bỏ Excel lịch sự Access và chuyển đổi dữ liệu sang các bảng có tương quan để bạn có thể sử dụng ingamemobi.com Excel Access thuộc nhau. Để cầm tắt, Access là cách tốt nhất để ghi lại, lưu trữ, tróc nã vấn và share dữ liệu, và tốt nhất có thể là Excel bắt buộc tính toán, phân tích và trực quan tiền hóa dữ liệu.

Bạn đang xem: Nhập dữ liệu từ excel vào access

Hai bài bác viết, thực hiện Access hoặc Excel để làm chủ dữ liệu của công ty và 10lý do bậc nhất để thực hiện Access với Excel , đàm đạo về công tác nào cân xứng nhất cho 1 tác vụ ví dụ và cách sử dụng Excel và Access với mọi người trong nhà để tạo thành một phương án thực tế.

Khi bạn dịch chuyển dữ liệu Excel vào Access, có cha bước cơ phiên bản để xử lý.

*


Lưu ý: Để biết thông tin về lập mô hình dữ liệu và mối quan hệ trong Access, hãy coi Mục tin tức cơ bạn dạng về xây cất cơ sở dữ liệu.


Bước 1: Nhập dữ liệu từ Excel vào Access

Nhập dữ liệu là 1 trong thao tác rất có thể diễn ra mạch lạc không gặp trở ngại hơn nếu khách hàng dành chút thời gian để sẵn sàng và dọn dẹp dữ liệu. Bài toán nhập dữ liệu giống như dịch rời đến một khu nhà ở mới. Nếu bạn dọn dẹp và sắp xếp và bố trí kiến thức của bản thân mình trước khi di chuyển, thì việc tùy chỉnh thiết lập vào ngôi nhà bắt đầu sẽ dễ ợt hơn nhiều.

Dọn dẹp dữ liệu của bạn trước khi nhập

Trước khi bạn nhập tài liệu vào Access, Excel bạn nên:

Chuyển đổi các ô bao gồm chứa dữ liệu chưa hẳn là nguyên tử (có nghĩa là những giá trị vào một ô) thành các cột. Ví dụ: một ô vào cột "Kỹ năng" chứa đựng nhiều giá trị kỹ năng, chẳng hạn như lập trình "C#", "Lập trình VBA" và "Thiết kế web" đề xuất được bóc ra để phân tách các cột chỉ cất một cực hiếm kỹ năng.

Sử dụng lệnh TRIM để đào thải khoảng trống sống đầu, cuối và nhiều không gian nhúng.

Loại vứt ký tự không in ra.

Tìm và sửa lỗi chủ yếu tả cùng dấu câu.

Loại bỏ những hàng đụng hàng hoặc ngôi trường trùng lặp.

Đảm bảo rằng các cột tài liệu không cất định dạng hỗn hợp, đặc biệt là các số được định hình dưới dạng văn bản hoặc tháng ngày được định dạng dưới dạng số.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem những chủ đề Excel trợ giúp sau đây:


Lưu ý: Nếu nhu yếu làm sạch sẽ dữ liệu của công ty phức tạp hoặc bạn không có thời gian hoặc khoáng sản để tự động hóa hóa quy trình, bạn cũng có thể cân nhắc thực hiện nhà cung cấp bên trang bị ba. Để hiểu biết thêm thông tin, hãy tìm kiếm "phần mượt dọn không bẩn dữ liệu" hoặc "chất lượng dữ liệu" bằng công ráng tìm kiếm yêu thích của khách hàng trong trình phê duyệt Web của bạn.


Chọn dạng hình dữ liệu rất tốt khi chúng ta nhập

Trong quy trình nhập vào Access, bạn muốn đưa ra các lựa chọn giỏi để các bạn nhận được một số lỗi biến hóa (nếu có) rất cần được can thiệp thủ công. Bảng tiếp sau đây tóm tắt giải pháp chuyển Excel dạng số và kiểu tài liệu Access khi chúng ta nhập tài liệu từ Excel vào Access và cung cấp một số mẹo về những kiểu dữ liệu rất tốt để chọn trong Trình lí giải Nhập Bảng tính.

Excel dạng số

Kiểu dữ liệu Access

Chú thích

Biện pháp giỏi nhất

Văn bản

Văn bản, bản ghi nhớ

Kiểu tài liệu Văn bạn dạng Access lưu trữ dữ liệu chữ cùng số tối đa 255 ký kết tự. Loại dữ liệu bản ghi lưu giữ Access lưu trữ dữ liệu dạng số cùng chữ cái lên đến mức 65.535 ký tự.

Chọn Bản ghi nhớ để tránh giảm cắt cắt bất kỳ dữ liệu nào.

Số, Phần trăm, Phân số, Khoa học

Number

Access gồm một kiểu tài liệu Số đổi khác dựa trên trực thuộc tính cỡ Trường (Byte, Số nguyên, Số nguyên Dài, Đơn, Kép, Thập phân).

Chọn Đúp để tránh ngẫu nhiên lỗi thay đổi dữ liệu nào.

Ngày

Ngày

Vì Access không nhận ra khối hệ thống ngày theo năm 1904 (được cần sử dụng trong Excel mang lại Macintosh), các bạn cần biến hóa các ngày vào Excel hoặc Access để tránh nhầm lẫn.

Để hiểu thêm thông tin, hãy xem phần biến đổi hệ thống ngày, định dạng hoặc diễn giải năm tất cả hai chữ số với Nhập hoặc nối kết đến tài liệu trong sổ làm Excel việc.

Chọn Ngày.

Thời gian

Thời gian

Access và Access Excel lưu trữ giá trị thời gian bằng cách sử dụng và một kiểu dữ liệu.

Chọn Thời gian, thường là khoác định.

Tiền tệ, Kế toán

Tiền

Trong Access, kiểu dữ liệu Tiền tệ tàng trữ dữ liệu dưới dạng số 8 byte với độ đúng mực đến tứ vị trí thập phân và được dùng để làm lưu trữ dữ liệu tài chủ yếu và chống làm tròn những giá trị.

Chọn Tiền tệ, hay là mặc định.

Boolean

Có/Không

Access thực hiện -1 cho toàn bộ các quý giá Yes với 0 cho tất cả các quý giá No, còn Excel 1 cho toàn bộ các cực hiếm TRUE cùng 0 cho tất cả các cực hiếm FALSE.

Chọn Có/Không, tùy chọn này sẽ tự động hóa chuyển đổi các giá trị cơ bản.

Siêu kết nối

Siêu kết nối

Siêu liên kết trong Excel Access cất URL hoặc địa chỉ Web mà chúng ta cũng có thể bấm và theo dõi.

Chọn Siêu kết nối, giả dụ không, Access rất có thể sử dụng kiểu tài liệu Văn bạn dạng theo mặc định.

Khi dữ liệu nằm trong Access, bạn có thể xóa dữ Excel bạn. Đừng quên sao lưu lại sổ thao tác Excel gốc trước khi xóa.

Xem thêm: 3 Cách Dùng 2 Zalo Trên 1 Điện Thoại Android/ Ios, Cách Đăng Nhập 2 Tài Khoản Zalo Trên Điện Thoại

Để biết thêm thông tin, hãy xem chủ thể trợ giúp Access Nhập hoặc liên kết đến tài liệu trong sổ Excel có tác dụng việc.

Tự động nối dữ liệu theo bí quyết dễ dàng

Một vấn đề phổ cập Excel bạn dùng gặp mặt phải là việc nối dữ liệu với cùng một cột vào trong 1 trang tính lớn. Ví dụ: chúng ta cũng có thể có giải pháp theo dõi tài nguyên bước đầu trong Excel tuy nhiên hiện đã cách tân và phát triển để bao gồm các tệp từ khá nhiều nhóm làm việc và cỗ phận. Tài liệu này có thể ở những trang tính với sổ thao tác làm việc khác nhau, hoặc trong số tệp văn bạn dạng là nguồn cấp dữ liệu từ các hệ thống khác. Không tồn tại lệnh giao diện người dùng hoặc cách dễ ợt để nối dữ liệu giống như trong Excel.

Giải pháp tốt nhất là thực hiện Access, nơi bạn có thể dễ dàng nhập và nối dữ liệu vào trong 1 bảng bằng cách sử dụng Trình giải đáp Nhập Trang tính. Rộng nữa, bạn cũng có thể nối những dữ liệu vào một bảng. Bạn có thể lưu các làm việc nhập, thêm chúng như các tác vụ vẫn lên kế hoạch của ingamemobi.com Outlook với thậm chí hoàn toàn có thể sử dụng macro để tự động hóa quy trình.

Bước 2: chuẩn hóa tài liệu bằng Trình khuyên bảo Phân tích Bảng

Nhìn lướt qua, hãy trải qua quá trình chuẩn hóa tài liệu của chúng ta cũng có thể trông nặng nề khăn. Suôn sẻ thay, chuẩn chỉnh hóa bảng vào Access là quy trình thuận lợi hơn nhiều, nhờ Trình giải đáp Phân tích Bảng.

*

1. Kéo những cột đã chọn sang bảng bắt đầu và auto tạo mối quan hệ

2. Sử dụng những lệnh nút để đổi tên bảng, thêm khóa chính, biến đổi cột hiện gồm thành khóa chủ yếu và trả tác hành vi cuối

Bạn rất có thể sử dụng trình chỉ dẫn này nhằm thực hiện các bước sau:

Chuyển thay đổi bảng thành một tập hợp các bảng nhỏ hơn và auto tạo quan hệ khóa chính và khóa nước ngoài giữa những bảng.

Thêm khóa thiết yếu vào ngôi trường hiện bao gồm chứa các giá trị độc nhất hoặc tạo ra trường ID mới áp dụng kiểu tài liệu Số tự động.

Tự đụng tạo quan hệ để thực hiện tính trọn vẹn tham chiếu với xếp tầng cập nhật. Xóa xếp tầng ko được tự động hóa thêm vào nhằm ngăn vấn đề vô tình xóa tài liệu nhưng chúng ta cũng có thể dễ dàng thêm xóa xếp tầng sau đó.

Tìm kiếm dữ liệu dư thừa hoặc trùng lặp trong những bảng bắt đầu (chẳng hạn như thuộc một người tiêu dùng với nhì số điện thoại cảm ứng khác nhau) và cập nhật dữ liệu này lúc muốn.

Sao lưu bảng nơi bắt đầu và thay tên bảng bằng cách bấm "_OLD" vào thương hiệu bảng. Sau đó, các bạn tạo một truy vấn để xây đắp lại bảng ban đầu, với tên bảng lúc đầu sao cho hồ hết biểu mẫu mã hoặc báo cáo hiện có dựa vào bảng cội sẽ chuyển động với cấu tạo bảng mới.

Để biết thêm thông tin, xem mục chuẩn chỉnh hóa dữ liệu của chúng ta bằng Trình phân tích Bảng.

Bước 3: Chuyển liên kết dữ liệu Access tự Excel

Sau khi tài liệu đã được chuẩn hóa trong Access với truy vấn hoặc bảng sẽ được sinh sản để xây cất lại dữ liệu gốc, vấn đề đơn giản dễ dàng là liên kết với tài liệu Access từ Excel. Tài liệu của bạn lúc này nằm vào Access như một mối cung cấp dữ liệu phía bên ngoài và bởi vậy rất có thể được liên kết đến sổ làm việc thông sang 1 kết nối dữ liệu, vốn là một trong những bộ chứa thông tin được dùng để định vị, đăng nhập và truy nhập vào nguồn tài liệu ngoài. Thông tin liên kết được tàng trữ trong sổ làm việc và cũng rất có thể được tàng trữ trong tệp kết nối, ví dụ như tệp liên kết Dữ liệu Office (ODC) (phần mở rộng tên tệp .odc) hoặc tệp thương hiệu Nguồn dữ liệu (phần không ngừng mở rộng .dsn). Sau thời điểm kết nối với tài liệu ngoài, bạn cũng có thể tự động làm bắt đầu (hoặc cập nhật) sổ thao tác Excel bạn từ Access bất cứ bao giờ dữ liệu được cập nhật trong Access.

Để hiểu biết thêm thông tin, hãy xem Nhập dữ liệu từ các nguồn dữ liệu bên phía ngoài (Power Query).

Đưa dữ liệu của khách hàng vào Access

Phần này đang hướng dẫn chúng ta qua những giai đoạn chuẩn hóa tài liệu sau đây: bóc các quý hiếm trong cột Nhân viên bán hàng và Địa chỉ thành những phần nguyên tử nhất, tách các đối tượng người sử dụng liên quan vào các bảng riêng biệt của chúng, xào nấu và dán những bảng từ Excel vào Access, tạo những mối quan hệ ở trung tâm các bảng Access bắt đầu được chế tạo và chế tạo và chạy một truy hỏi vấn đơn giản và dễ dàng trong Access nhằm trả về thông tin.

Dữ liệu ví dụ ngơi nghỉ dạng không chuẩn hóa

Trang tính sau đây chứa các giá trị chưa hẳn nguyên tử vào cột Nhân viên bán hàng và cột Địa chỉ. Cả nhị cột yêu cầu được phân thành hai hoặc nhiều cột riêng biệt biệt. Trang tính này cũng chứa thông tin về nhân viên cấp dưới bán hàng, sản phẩm, quý khách và đối kháng hàng. Tin tức này cũng cần được phân tách thêm theo nhà đề, thành những bảng riêng biệt.

Nhân viên buôn bán hàng

ID Đơn hàng

Ngày Đặt hàng

ID Sản phẩm

Số lượng

Giá

Tên khách hàng hàng

Địa chỉ

Điện thoại

Li, Yale

2349

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Thông tin trong số phần nhỏ tuổi nhất: tài liệu nguyên tử

Làm việc với tài liệu trong ví dụ như này, bạn cũng có thể sử dụng lệnh Văn bản thành Cột trong Excel để phân tách các phần "nguyên tử" của một ô (chẳng hạn như add đường, thành phố, tiểu bang với mã bưu chính) thành những cột riêng biệt biệt.

Bảng tiếp sau đây hiện những cột new trong cùng một trang tính sau thời điểm chúng sẽ được bóc để biến toàn bộ các quý giá thành nguyên tử. để ý rằng thông tin trong cột Người bán sản phẩm đã được chia thành cột Họ và Tên và tin tức trong cột Địa chỉ sẽ được tách bóc thành các cột Địa chỉ Đường, Thành phố, đái bang với Mã ZIP. Dữ liệu này còn có "biểu mẫu bình thường đầu tiên".

Họ

Tên

 

Địa chỉ Đường

Thành phố

Tiểu bang

Mã bưu điện

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

Vòng tròn 1025 Columbia

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Chia dữ liệu thành đối tượng được thu xếp trong Excel

Một vài bảng tài liệu ví dụ theo sau hiển thị cùng một thông tin từ trang tính Excel sau thời điểm bảng sẽ được chia thành các bảng cho nhân viên cấp dưới bán hàng, sản phẩm, quý khách hàng và 1-1 hàng. Xây cất bảng chưa phải là bạn dạng cuối cùng nhưng vẫn đúng tiến độ.

Bảng Nhân viên bán hàng chỉ chứa tin tức về nhân viên cấp dưới bán hàng. Chú ý rằng mỗi bản ghi đều sở hữu một ID nhất (ID nhân viên cấp dưới Bán hàng). Quý giá ID Nhân viên bán hàng sẽ được áp dụng trong bảng Đơn hàng nhằm kết nối đơn hàng với nhân viên bán hàng.

Nhân viên buôn bán hàng

ID nhân viên cấp dưới bán hàng

Họ

Tên

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Bảng sản phẩm chỉ chứa tin tức về sản phẩm. Xem xét rằng mỗi bản ghi đều phải sở hữu một ID tốt nhất (ID Sản phẩm). Cực hiếm ID sản phẩm sẽ được áp dụng để kết nối thông tin thành phầm với bảng chi tiết Đơn hàng.

Sản phẩm

ID Sản phẩm

Giá

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

Bảng Customers chỉ chứa tin tức về khách hàng. Chú ý rằng mỗi bản ghi đều có một ID độc nhất (ID khách hàng). Giá trị ID quý khách hàng sẽ được áp dụng để kết nối thông tin quý khách hàng với bảng Đơn hàng.

Khách hàng

Customer ID

Tên

Địa chỉ Đường

Thành phố

Tiểu bang

Mã bưu điện

Điện thoại

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

Vòng tròn 1025 Columbia

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Bảng Đơn sản phẩm chứa tin tức về đối kháng hàng, nhân viên cấp dưới bán hàng, người tiêu dùng và sản phẩm. Lưu ý rằng mỗi bạn dạng ghi đều phải có một ID độc nhất (ID Đơn hàng). Một số thông tin vào bảng này yêu cầu được tách thành một bảng bổ sung cập nhật chứa chi tiết đơn hàng làm sao cho bảng Đơn hàng chỉ chứa tứ cột — ID deals duy nhất, ngày đặt hàng, ID nhân viên bán sản phẩm và ID khách hàng hàng. Bảng hiển thị tại chỗ này chưa được tách vào bảng chi tiết Đơn hàng.

Đơn hàng

ID Đơn hàng

Ngày Đặt hàng

ID nhân viên Bán hàng

ID khách hàng hàng

ID Sản phẩm

Số lượng

2349

101

1005

C-789

3

2349

101

1005

C-795

6

2350

103

1003

A-2275

2

2350

103

1003

F-198

6

2350

103

1003

B-205

1

2351

105

1001

C-795

6

2352

105

1003

A-2275

2

2352

105

1003

D-4420

3

2353

107

1005

A-2275

6

2353

107

1005

C-789

5

Chi tiết solo hàng, như ID sản phẩm và số lượng được chuyển thoát ra khỏi bảng Đơn hàng với được tàng trữ trong bảng có tên là chi tiết Đơn hàng. Hãy lưu giữ rằng bao gồm 9 đối kháng hàng, do đó, chúng ta nên nhớ rằng bao gồm 9 bản ghi vào bảng này. Xem xét rằng bảng Đơn hàng bao gồm id tốt nhất (ID Đơn hàng), vốn sẽ được tìm hiểu thêm từ bảng cụ thể Đơn hàng.

Thiết kế sau cuối của bảng Đơn hàng đang trông như sau:

Đơn hàng

ID Đơn hàng

Ngày Đặt hàng

ID nhân viên Bán hàng

ID khách hàng hàng

2349

101

1005

2350

103

1003

2351

105

1001

2352

105

1003

2353

107

1005

Bảng cụ thể Đơn sản phẩm không đựng cột nào yêu mong giá trị độc nhất vô nhị (nghĩa là không có khóa chính), vì đó, ngẫu nhiên cột nào cũng sẽ ổn nếu bạn muốn chứa dữ liệu "dư thừa". Mặc dù nhiên, tránh việc có hai bạn dạng ghi như thế nào trong bảng này tương tự nhau hoàn toàn (quy tắc này vận dụng cho bất kỳ bảng nào trong cơ sở dữ liệu). Trong bảng này, nên gồm 17 phiên bản ghi — mỗi phiên bản ghi tương ứng với một sản phẩm trong một giao dịch riêng lẻ. Ví dụ: trong deals 2349, ba sản phẩm C-789 gồm 1 trong nhì phần của cục bộ đơn hàng.

Do đó, bảng cụ thể Đơn hàng sẽ có dạng như sau:

Chi máu Đơn hàng

ID Đơn hàng

ID Sản phẩm

Số lượng

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Sao chép và dán dữ liệu từ Excel vào Access

Giờ đây, thông tin về nhân viên bán hàng, khách hàng hàng, sản phẩm, đơn hàng và cụ thể đơn hàng đang được tạo thành các đối tượng đơn lẻ trong Excel, bạn có thể sao chép dữ liệu đó thẳng vào Access, nơi dữ liệu sẽ trở nên bảng.

Tạo quan hệ giữa những bảng Access với chạy truy nã vấn

Ngoài ra, chúng ta có thể tạo biểu mẫu và báo cáo để hỗ trợ cho việc nhập và phân tích doanh thu dữ liệu trở nên tiện lợi hơn.

Bạn nên thêm trợ giúp?

Bạn luôn hoàn toàn có thể nhờ chuyên viên trong cộng đồng Kỹ thuật Excel, tra cứu sự cung cấp trong cộng đồng giải pháp hoặc đề xuất tính năng hay đổi mới mới bên trên Excel User Voice.