Phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí

     

Việc quản lý công văn, hợp đồng, văn bản… trong những đơn vị hành chính, những công ty là vô cùng quan trọng. Thống trị tốt vẫn giúp bọn họ làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí thời gian, kị nhầm lẫn, không nên sót, đảm bảo được trình từ thực hiện công việc cũng như giải quyết các vụ việc phát sinh được tốt hơn. Tuy vậy hầu hết họ không bao gồm sẵn ứng dụng quản lý các bước này, mà đề nghị tự cai quản bằng Excel. Dưới đây Học Excel Online vẫn hướng dẫn các bạn cách quản lý công văn, hợp đồng trên Excel. Bọn họ cùng mày mò nhé:


Xem nhanh


2. Cách triển khai trên Excel

1. Những công việc cần làm để thống trị công văn, hợp đồng

Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi chung là văn bạn dạng trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm 3 loại chính:

Công văn đến: Đối tượng từ bên phía ngoài gửi văn bạn dạng tới cho cái đó ta để làm việcCông văn đi: bọn họ gửi văn phiên bản cho đối tượng bên ngoàiVăn bản nội bộ: thực hiện trong nội bộ, các đối tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của các loại văn phiên bản này, cần xác định được quy trình, trình tự cai quản lý, bao hàm các thủ tục:

Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, nhờ cất hộ thư, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách triển khai trên Excel

Bước 1: tạo ra quy trình, sơ đồ quản ngại lý.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công văn bằng excel miễn phí

Việc lập sơ đồ đang giúp họ xác định được trình trường đoản cú thực hiện, thiết bị tự thực hiện các quá trình và thời gian thực hiện. địa thế căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang giải pháp xử lý tới đâu, bao giờ hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.

Bước 2: Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người tiêu dùng cần quản lý

Trong công việc này họ làm vấn đề với hết sức nhiều đối tượng:

Bên ngoại trừ doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai là đối tác cam kết kết hợp đồng…Bên vào doanh nghiệp, cơ quan: những phòng ban, các nhân viên…

Để quản lý tốt thì họ cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu trên Excel

Danh sách rất có thể tổ chức trên 1 Sheet như sau:

*
*
*
*
Lập sổ cai quản công văn đến

Với mỗi trạng thái của Công văn đến, chúng ta sẽ gồm thể tùy chỉnh cấu hình trong tính năng Conditional formatting để tự động thông tin công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để chúng ta cũng có thể có planer cho những việc này.

Xem thêm: Cách Kiểm Tra Lỗi Chính Tả Trong Word 2016, Bật Hoặc Tắt Kiểm Tra Chính Tả

Bước 4: Xây dựng phương pháp tính mã văn thư

Mã văn thư giỏi số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành bao gồm tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được câu chữ này thì họ cần xây dựng cách làm tính tự động, thống duy nhất trong toàn thể Sổ thống trị công văn, hợp đồng.

Công thức thường thực hiện là:

Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để rất có thể ra được mã theo ý muốn.

Trên đây là gần như nội dung chính những quá trình cần thực hện khi chúng ta muốn làm chủ văn bản, hợp đồng, công văn sách vở và giấy tờ trong Excel.

Để làm rõ cách làm cụ thể từng bước xây dựng chương trình thống trị công văn, sách vở và giấy tờ trên Excel như vậy nào, các bạn có thể bài viết liên quan tại khóa huấn luyện và đào tạo Hành thiết yếu nhân sự Online tự A đến Z dưới đây. Ngoài ra khóa học còn cung cấp cho chính mình rất những kiến thức quan trọng khác trong công việc Hành chính nhân sự. Cụ thể xem tại: